COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

ATA DA REUNIÃO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO DA COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS - CPRM

REALIZADA POR VIDEOCONFERÊNCIA EM 27.01.2022

Ata de Reunião Nº 59

Ao vigésimo sétimo dia do mês de janeiro do ano de dois mil e vinte e dois, às nove horas, reuniu-se, ordinariamente, o Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD, da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais - CPRM, por videoconferência, com a participação dos membros Roberto Rocha Gomes e Palmiro Franco Capone. Também participaram da reunião, o Chefe do DEAMP, Suliman Tadei de Souza, o Chefe da DIPATI, Leonardo da Costa Siqueira, o Chefe da DICOGE, Itamar Vilarinho Brito, e o Técnico em Geociências da SEGER Gilmar Amaral Berriel. Atuou como Secretário o Analista em Geociências da SEGER Cristiano Jorge André.  Roberto deu início à reunião agradecendo a presença de todos e, passou a palavra para o Capone, que também agradeceu a presença. Roberto deu início frisando que o   objetivo dessa reunião é tomar conhecimento do inventário de bens patrimoniais realizado em 2021, em que estágio esse inventário se encontra, para que se reconheçam ainda dentro do exercício contábil os ajustes necessários e também saber as dificuldades que aconteceram, visando fazer um plano de ação para o futuro. Adicionalmente, tomar conhecimento das providências relativas ao Inventário de 2020, principalmente quanto aos bens não localizados, destino para os bens inservíveis, os leilões dos veículos e embarcações, desgastados pelo tempo de uso, e ainda, a baixa contábil desses bens, que não estão produzindo para as operações da Empresa. O COAUD ressaltou que em reunião recente do CA, ao tomar conhecimento das Atas do COAUD, o assunto Inventário 2020 foi abordado e o CA aguarda as providências cabíveis que o assunto requer. Roberto pediu ao Leonardo para apresentar os pontos do Inventário de 2021, mas que o Suliman poderia informar atualizações recentes sobre o posicionamento da Diretoria.  Dada a palavra ao Suliman e Leonardo, que expuseram todo o planejamento prévio para a realização do Inventário, com cronograma de junho a setembro/2021, designação das Comissões, treinamento, disponibilização dos Relatórios do Inventário, levantamento físico, levantamento de bens em campo, levantamento dos bens nas dependências físicas e emprestados para a realização do trabalho à distância, encerramento e emissão de Nota Técnica, submetida à Diretoria. Suliman, colocou, que diante dos problemas causados pela pandemia em 2020 e 2021, eram esperados problemas de execução, entretanto a DIPATI, teve o apoio da Diretoria e trabalhou para que o resultado do Inventário de 2021 tivesse um desempenho melhor. Frisou os aspectos legais da realização do Inventário, a conciliação com os registros contábeis e que o DEAMP/DIPATI, são facilitadores do processo, sendo o Inventário responsabilidade de toda a Empresa. Informou sobre o processo de reestruturação da DEAMP e a busca de sistemas tecnológicos atuais para a gestão dos materiais e bens da Empresa.  Colocou que o Leonardo vai apresentar a Nota Técnica encaminhada à Diretoria e do trabalho gerado para a realização do levantamento físico, da base de dados do Sistema ASI migrando para o SIADS e que o Inventário foi realizado com dificuldades e problemas crônicos em algumas unidades. Em seguida, o Chefe da DIPATI, apresentou a Nota Técnica nº 04/2021/DIPATI/DEAMP/DAF/PR/CA, de 30.11,2021,  relatando o planejamento, problemas encontrados, com bens localizados em áreas insalubres, bens não localizados, bens não inventariados, falta de respostas de Órgãos finalísticos quanto à existência de bens em campo (19 órgãos não responderam às solicitações), etc. Destacou que na análise quantitativa, de 46.587 bens a serem inventariados, 31.209 bens (66,99%), foram localizados, 7.667    bens não localizados (16,46%) e 7.111 bens (16,55%) não registrados e classificados como não inventariados. Informou que persiste, um quantitativo de 5039 bens na carga de ex-colaboradores, a exemplo do Inventário de 2020. No total de bens registrados como não localizados ou não inventariados constam os bens cedidos por terceiros, quantidade expressiva de 3.246 bens. Destacou o Ofício nº 6/2022/SEGER/PR/CA-CPRM, de 14.01.2022, que aprova a Nota Técnica, aprova a recomendação para que não sejam realizadas baixas patrimoniais e determinou convocar em 15 dias, as Comissões de Inventário dos locais em que houve bens não inventariados, para que no prazo de 45 dias os mesmos sejam inventariados, sendo que no ERJ, tal prazo será definido posteriormente pela DAF. Informou que a DIPATI estava voltada para a migração da base de dados para o Sistema do Governo Federal SIADS, pela transferência de dados do Sistema Atual ASI, com auxílio de consultoria contratada, implantação de Tecnologia de Rádio Frequência-RFID e retornar com os Leilões Virtuais, dependendo de aprovação da COJUR. Suliman acrescentou que a Nota Técnica sinalizou as dificuldades de execução, pelo que foi sugerida a contratação de empresa para realizar inventários futuros e que seja uma das Metas da GDAG (Gratificação de Desempenho). Capone colocou que como Meta de Desempenho é viável, mas fez restrições à contratação de empresa para a realização do Inventário, considerando a abrangência da CPRM no território nacional e pelo alto custo de empreitada dessa natureza e que a CPRM ao longo do tempo sempre fez seu Inventário com recursos próprios de pessoal, com apoio da DIPATI, órgãos finalísticos e da Auditoria Interna. Lembrou, ainda, que as Unidades Regionais têm estrutura de Almoxarifados e controle dos bens, e que sistemas de apoio podem auxiliar no processo.  Roberto colocou que pela sua experiência na área privada é difícil encontrar no mercado empresas que prestam esse tipo de serviço. Destacou, ainda, que se os departamentos/divisões da empresa não participarem do inventário, fornecendo acesso e informações necessárias, não será uma empresa contratada, que resolverá os problemas identificados no inventário de 2021. Em relação ao tratamento contábil do Inventário de 2021, em reuniões da DIPATI, DICOGE e o Auditor Independente, ficou estabelecida uma provisão de perdas, no Balanço Patrimonial, pelos bens não localizados e não inventariados, no valor R$ 3.590 MIL, com base no CPC 27. Roberto questionou a aplicação do CPC e solicitou ao Contador Itamar que examine e informe o alcance e parâmetros do CPC ao COAUD, pois no seu entendimento não há fundamento para o ajuste citado. Inventário de 2020 – O COAUD registrou o resultado em sua ATA 43, de 25.05.2021.  A DIPATI informou que as providências relativas, principalmente, na questão dos bens obsoletos, inservíveis, sucata etc., e os leilões dos veículos e embarcações não foram efetivadas. Quanto à baixa imediata dos bens que não estão produzindo, visando não ter ônus de depreciação, a DIPATI, colocou que o Sistema atual não permite essa segregação, cuja consequência era a perda do cadastro. Espera resolver essa questão com o novo Sistema. Roberto perguntou se no inventário de 2021 foram identificados os veículos e embarcações, classificados como inservíveis no inventário de 2020, que ainda não foram leiloados. A DIPATI ficou de pesquisar para informar. Roberto, informou, que em recente reunião do CA, o Dr. Esteves Colnago, sugeriu que o COAUD se reúna com os Diretores, onde o Comitê terá oportunidade de discutir os principais assuntos específicos das áreas, objeto das reuniões do COAUD. Uma primeira reunião será agendada pela SEGER proximamente. Na sequência, Leonardo informou que com a deliberação da Diretoria o Inventário será concluído em 45 dias, tendo uma nova posição para proceder os ajustes contábeis e que vão ocorrer leilões físicos para solucionar o desfazimento de bens em todas as unidades regionais. Quanto à contratação de Empresa, será constituído um grupo para elaborar o Termo de Referência, e em seguida uma pesquisa de mercado, para avaliar se a contratação será viável. Por fim, os membros do COAUD agradeceram a presença dos chefes do DEAMP, da DIPATI e da DICOGE.  Em continuidade Capone solicitou registrar os Processos SEI, abaixo listados, que constam assuntos de interesse do COAUD:  48038.000008/2022-99 – Ofício nº 17/2022/ SEGER/PR/CA-CPRM – Aprovação pelo CA  do Plano de Trabalho COAUD/2022; 48086.000161/2022-41 – Ofício Circular SEI nº 5078/2021/ME/SEST -  Encaminha orientações e formulários de avaliação de Administradores e Comitê de Auditoria – Despacho PR (0812056) para CA, DE, COAUD, GOVERNANÇA, SEGER – Prazos e procedimentos serão definidos a partir de trabalho da Governança; 48084.000063/2021-42 -Relatório Final 904242-CGU, sobre edificação na SUREG/Salvador; 48085.000010/2022-01 – Definição dos Processos do SGB; 48089.002417/2021-43 – Balanço Social/2021; 4842.000364/2021-62 – Relatório da Administração/2021; 48038.000093/2021-12 – Trata do Ofício nº 168/2021-SEGER/PR/CA/CF/COAUD – Ofício conjunto CF/COAUD, sobre a estrutura da área de Contabilidade – Respondido pelo Ofício nº 11/2022/DAF/PR/CA-CPRM, de 24.01.2022.

Na sequência foram registrados os seguintes assuntos;

a) Leitura e Aprovação das Atas do COAUD – As Atas 39, 40 e 41, continuam pendentes de assinatura. As Atas 53 a 57 foram aprovadas pelo CA, em sua reunião de janeiro. A Ata COAUD 58 está em fase de elaboração.

b) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho de Administração e Diretoria Executiva – Não ocorreram novas publicações.

c) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho Fiscal – Publicada a Ata nº 416, que será objeto de registro, na próxima reunião.

d) Relatórios da Corregedoria e Ouvidoria – Até a presente data, não foram disponibilizados Relatórios de 2021.

e) Registro das Atividades do COAUD/Comitê de Elegibilidade na 2ª quinzena de janeiro/22: i) Participação na reunião do CA, Ata 288, de 19.01.22; ii) troca de e-mails com a Audite, sobre formulários de eleição de administradores, conselheiros e Comitê de Auditoria e apresentação do PAINT/2022, ao CA.

Finalizando, Roberto registrou que o COAUD deve acompanhar o Calendário da Governança para avaliação dos administradores e membros do COAUD, o andamento do Balanço Social e do Relatório da Administração/2021, além dos outros assuntos citados na Ata 58 e  nessa ATA.

Não havendo mais assuntos a tratar, a reunião foi encerrada às 13:30 hs, ficando agendada nova reunião no dia 15.02.2022, às 09:00 hs.

PALMIRO FRANCO CAPONE

Membro COAUD 

ROBERTO ROCHA GOMES

Membro COAUD

CRISTIANO JORGE ANDRÉ

Secretário

Documento assinado eletronicamente por ROBERTO ROCHA GOMES, Membro do Comitê de Auditoria, em 10/02/2022, às 20:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PALMIRO FRANCO CAPONE, Membro do Comitê de Auditoria, em 10/02/2022, às 21:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CRISTIANO JORGE ANDRE, Analista em Geociências, em 11/02/2022, às 09:39, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cprm.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 0830579 e o código CRC AE32AF02.