COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

ATA DA REUNIÃO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO DA COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS - CPRM

REALIZADA POR VIDEOCONFERÊNCIA EM 14.09.2021

Ata de Reunião Nº 50

Ao décimo quarto dia do mês de setembro do ano de dois mil e vinte e um, às nove horas, reuniu-se, ordinariamente, o Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD, da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais - CPRM, por videoconferência, com a participação dos membros Roberto Rocha Gomes e Palmiro Franco Capone. Também participaram da reunião, o chefe da Divisão de Contabilidade (DICOGE), Itamar Vilarinho e o Analista em Geociências da DICOGE Dauro Ferreira, o chefe da Secretaria Geral (SEGER), João Batista de Vasconcelos Dias Júnior e o Técnico em Geociências da SEGER Gilmar Amaral Berriel. Atuou como Secretário o Analista em Geociências da SEGER Cristiano Jorge André. O membro do COAUD Roberto Rocha deu início a reunião agradecendo a presença de todos, em especial aos membros da DICOGE Itamar e Dauro, pedindo o comprometimento e participação da equipe da contabilidade para atualizar informações sobre assuntos ainda não registrados no 2º trimestre, com isso evitando possíveis ressalvas no balanço patrimonial. Roberto e Capone abordaram o Relatório das informações Trimestrais, registrado no SEI. Os membros do Comitê informaram que tomaram conhecimento dos Relatórios da Contabilidade, comentando sobre o que foi publicado nas Demonstrações do segundo trimestre e, que fizeram a leitura dos Relatórios dos Controles Internos e da parte fiscal, cuja análise mais detalhada será feita quando da apresentação pela Auditoria Independente. Entretanto, o COAUD registrou que a maioria dos assuntos constantes no 1º Trimestre continuam presentes no 2º trimestre, como a questão dos Adiantamentos para Despesas, falta de prestações de contas de convênios, TED’s e Acordos de Cooperação, planejamento financeiro do resultado trimestral, tributos a recuperar, comprovação através de extratos dos saldos de Depósitos Judiciais e Depósitos Compulsórios, falta de certidões negativas etc. Os representantes da Contabilidade estão analisando o Relatório e prometeram responder com foco nos pontos de melhoria na comparação dos trimestres. Na sequência, Capone comentou a incumbência dada pelo CA ao COAUD, com apoio da Dra. Lília Mascarenhas, na revisão dos alvarás de pesquisa, na sua correta contabilização e verificação de taxas anuais da ANM, desses alvarás de pesquisa, que compõem o acervo dos direitos minerais da CPRM, em torno de 330. Dando continuidade, Capone comentou que vinha acompanhando a conta dos Direitos Minerários no Balanço da CPRM e observou que de repente, a mesma passou a não ser divulgada e nem registrada em Nota Explicativa. Roberto fez um breve comentário sobre esses assuntos. Capone, mencionou que essa conta deveria voltar ao Balanço e o COAUD tem interesse de ser informado onde estão registrados tais Direitos, contabilizados por seu valor histórico. Em resposta, Dauro Ferreira falou que estes direitos minerários a negociar estão registrados no balanço patrimonial, na conta de Crédito por concessão de direito de uso exploração de bens, que está junto com valor de R$ 2.800 Mil que é da Eucatex, dentro dessa conta que está aportada no PDD. Diante do exposto, Capone recomendou a segregação desse valor e Nota Explicativa. Dauro Ferreira esclareceu que houve mudança de conta no ano de 2015. desses valores, e que tentou fazer levantamento no Livro Diário e no Livro Razão, com a dificuldade de não ter um histórico padrão, solicitando inclusive a ajuda a COJUR e da Corregedoria para tentar apurar a situação dos aludidos valores. Capone comentou ser importante recuperar a Instrução antiga de centros de custos, a qual tinha um arcabouço contábil com séries de centros de custos, onde cada projeto de pesquisa e alvará tinha um registro de série 2.000. Dauro informou que a CPRM quando se tornou empresa pública, teve o sistema migrado para o SIAFI, e que se tornou difícil recuperar a memória desses Alvarás. Roberto relatou que a Dra. Lília irá ajudar junto ao MME e ANM para levantar esses alvarás. Capone comentou que o DEREM tem o histórico dos Alvarás de pesquisa em vigor da CPRM. Roberto ressaltou a importância de todos trabalharem em prol à resolução desse assunto. Capone, informou que o ano de 2008 está contabilizado, e que o ano de 2009 não conseguiu visualizar, mais que tentará recuperar esse histórico para auxiliar na segregação dessa conta, representativa do patrimônio mineral da CPRM. Roberto solicitou uma busca em algum arquivo morto para tentar encontrar essa documentação. Capone indagou ao Itamar se na última licitação houve ingresso de algum recurso. Itamar respondeu que não, e João Dias informou que o recurso vai direto para o Tesouro. Dando sequência, Capone aduziu que o financeiro vai para o Tesouro, mas que o reflexo dessa operação tem que transitar na Contabilidade da CPRM, pois o direito mineral pertence à CPRM. A contrapartida da receita é o registro contábil do direito mineral, que será baixado do Ativo. Dauro Ferreira informou que ao longo do tempo todos os chefes da Contabilidade não tinham conhecimento dessa conta, onde ressaltou a importância da análise contábil. Capone informou que o COAUD irá fazer gestões junto ao DEREM, DIEMGE, visando levantar esse histórico. Em seguida, Roberto destacou que as taxas de depreciação serão ajustadas a partir de julho/2021, superando este ponto, passível de ressalva, no terceiro trimestre de 2021. Na sequência, Roberto abordou o assunto Convênios, onde observou que já existe uma recomendação do CF para que fossem tomadas providências de encerramento dos certames, que estão dependendo de prestação de conta, os quais a Contabilidade já realizou cobranças junto às áreas responsáveis, e que até 30 de junho não obtiveram nenhum retorno. Com isso, permanecem pendentes alguns Convênios que aguardam a prestação de contas, o que não mudou muito em relação ao primeiro trimestre, segundo observações da Auditoria Independente. No que tange a créditos a receber de fornecedores e empregados, o tema está sujeito a uma ressalva. Diante do exposto, os membros do COAUD solicitam que a Contabilidade tome providências junto às áreas responsáveis, e em caso de não haver retorno, se reportar ao órgão superior. Em resposta, Itamar fez um comentário sobre os adiantamentos, dizendo que a CPRM tem uma particularidade que ocorre em dezembro por conta de reservar orçamento no início do ano, adotando essa modalidade de adiantamento emergencial, onde citou como exemplo sobre este assunto o caso do TED da ANA. Segundo Itamar, também havia duas pendências de 2020; um caso de um empregado que foi afastado da empresa e posteriormente reintegrado, cujo adiantamento está sendo descontado em parcelas e que a Contabilidade fará esforços para a situação estar zerada, até o fechamento do Balanço, em dezembro de 2021. Capone comentou especificamente sobre o adiantamento emergencial, indagando que esse tipo de adiantamento não efetivado, não foi pago, e não pode ser contabilizado na conta de adiantamento para despesa na matrícula do empregado, responsabilizando-o indevidamente. Solicitou que seja encontrada outra conta contábil para registrar esses valores, somente responsabilizando o empregado, se houver a efetivação do adiantamento. Roberto aduziu que esse procedimento é incorreto e que se possa fazer de uma maneira mais regular. Itamar informou que a Norma que rege este assunto, ainda tem que ser regularizada. Roberto comentou que somente dessa forma poderão ocorrer cobranças nos contracheques dos empregados. Dando sequência, Capone falou sobre os diversos assuntos pendentes e constantes do Relatório, solicitando que a DICOGE apresente suas considerações e respostas. Roberto comentou sobre a reunião específica com o CF, no que tange à tributação e na forma de contabilização, onde ouviu como sugestão da própria Auditoria Independente, que fosse feita uma previsão de resultados (planejamento financeiro e tributário) para que os tributos incidentes, sejam mais favoráveis à Cia. Continuou discorrendo que a Contabilidade examine os apontamentos daqueles relatórios de controles internos da Auditoria Independentes. Falou ainda sobre a situação do Contencioso, depósitos judiciais não suportados por extratos, que devem ser cobrados à COJUR. Itamar falou sobre os depósitos compulsórios e Dauro comentou sobre o Contencioso, onde informou que já vem solicitando uma resposta da COJUR. Roberto ao comentar esse assunto, ponderou que a COJUR deve apresentar esses extratos à Contabilidade para procedimentos de controle. Na sequência, Dauro falou sobre os tributos à recuperar. Roberto comentou sobre os levantamentos de pontos de riscos e carências da DICOGE, que Itamar apresentou, como a falta de um software fiscal (sistema contábil fiscal), o número reduzido de contadores no Departamento e a impossibilidade da realização de Convênios, por falta das certidões negativas. O COAUD se comprometeu junto com o Conselho Fiscal encaminhar o assunto para as instâncias superiores da Companhia. Capone solicitou que a Contabilidade apresente as reais necessidades que a Divisão precisa para suprir seus trabalhos, tanto no aspecto de pessoal, como de software e sistemas auxiliares. Itamar falou sobre o trabalho do Auditor do primeiro trimestre em relação ao segundo trimestre. Roberto comentou sobre o trabalho do Auditor, que seria de maneira mais profunda. Perguntou, ainda, se o inventário de bens patrimoniais está sendo acompanhado pela DICOGE e pelo Auditor Independente, seu andamento e após sua conclusão, poderão ser gerados ajustes contábeis, os quais serão objeto de avaliação do Auditor Independente. Itamar informou que em contato com o Leonardo Siqueira, Chefe da DIPATI, o mesmo informou como seria feito o inventário, se alguém tinha dúvida com relação a questão Contábil e, que o convidou a participar de duas reuniões, onde a questão ao Auditor externo seria tratada com o Leonardo. Roberto indagou se o Sr. Aguinaldo, Auditor externo, está acompanhando o andamento do inventário. Dauro acrescentou que a DICOGE vem sendo convidada a acompanhar o andamento do inventário da empresa por Leonardo, o qual informou que a mais de dez anos a empresa não fazia inventário, e que em 2019 teve início, porém o resultado não ficou dentro do esperado. Diante disso, o chefe da DIPATI usou o fato como experiência para que, em 2020 e 2021 o mesmo ficasse melhor, pois passaria a envolver a DICOGE pela questão dos aspectos contábeis. Não obstante, conseguiu contar com a presença do Auditor externo em pelo menos em uma reunião para que pudesse acompanhar e avaliar a metodologia que estava sendo aplicada. Dando continuidade, Roberto comentou sobre o ativo imobilizado, onde a equipe do Leonardo ficou de informar o andamento de alguns assuntos referentes aos 63 veículos que estão para ser leiloados, se foram baixados ou não. Dauro falou que os procedimentos contábeis serão realizados quando houver o leilão. Em seguida, Roberto mencionou sobre uma conta de imobilização em curso, a qual está sem receber lançamento todo primeiro semestre, e diante disso, solicita uma análise sobre a situação dessa conta. Ainda sobre o assunto, Capone informou que esta conta pode ser atrelada a reformas de imóveis ou equipamentos. Roberto comentou que deveria ser realizada a depreciação após a baixa imediata, pois estes bens estão parados, embora seja do DEAMP o controle físico dos bens, a DICOGE é que determina os procedimentos contábeis. Continuou informando que para a próxima reunião, a ocorrer no dia 24/09, haverá espaço para falar sobre as Demonstrações Financeiras e o planejamento financeiro e tributário, restos a pagar, diferimento da Receita, opções mais favoráveis no pagamento de tributos etc., conforme citação no Relatório da Auditoria Independente. Dauro disse que vem conversando com Itamar sobre este assunto, para tentar buscar um amparo legal. O COAUD se comprometeu em auxiliar nessas questões junto à Auditoria Independente. Capone sugeriu que a DICOGE faça contato com outras empresas públicas, como a Embrapa, EPE, Codevasf etc., com o objetivo de verificar seus procedimentos. Roberto se mostrou favorável à sugestão, Capone falou também que o próprio Tesouro deve ser consultado visando criar mecanismos que não gerem efeitos fiscais para uma Empresa dependente de recursos do orçamento da União. Lembrou, que no passado, em razão da participação da CPRM no Plano de Previdência Complementar, a CPRM, anualmente tinha que fazer um aporte de recursos expressivos e o Tesouro criou mecanismos de contabilização no Ativo e no Passivo, para não afetar o Patrimônio Líquido. Roberto sugeriu fazer o ajuste no Livro de Apuração do Lucro Real. Dauro informou ser possível estudar o assunto. Capone alertou no sentido de que a Contabilidade ficasse preparada para a ampliação do escopo da Auditoria Independente no exame do 3º trimestre, deixando o quarto trimestre mais voltado para o encerramento do Balanço Patrimonial. Os membros do COAUD agradeceram a presença dos participantes e deram continuidade à reunião.

Na sequência, foram abordados os seguintes assuntos:

a) Leitura e Aprovação das Atas do COAUD –As Atas COAUD nº 39, 40 e 41 ainda continuam aguardando as assinaturas. As Atas COAUD 45, 46, e 47 foram aprovadas, assinadas e registradas no SEI. As Atas 48 e 49 estão em revisão.

b)  Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho de Administração.  O COAUD tomou conhecimento da publicação das Atas nº 278 e 279. A análise das atas 275 a 279, será incluída na próxima reunião do COAUD.

c) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho Fiscal. Não ocorreram novas publicações de Atas, sendo a Ata CF n° 409, da reunião realizada em 26/02/2021, a última publicada.

d) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas e Resoluções da Diretoria Executiva. O COAUD tomou conhecimento no site da CPRM da publicação das Atas DE n° 1268 e 1269. Estão pendentes de análise pelo COAUD as Atas 1250 a 1269, a serem incluídas nas Atas das próximas reuniões.

RESOLUÇÕES DA DE:

001/DE, de 13.08.2021 - As requisições de Adiantamento de Campo (RACs) referentes às campanhas de campo já autorizadas pela Diretoria e formalizadas via processo SEI, dispensam a autorização do Chefe de Departamento e do Diretor;

002/DE, de 25.08.2021 - Prorroga o trabalho à distância no âmbito do SGB até o dia 30 de setembro de 2021;

003/DE, de 25.08.2021 - Define data para a aposentadoria compulsória dos empregados com 75 anos de idade ou mais;

004/DE, de 13.09.2021 - Estabelece parâmetros, critérios e orientações para as Unidades do Serviço Geológico do Brasil quanto ao retorno gradual e seguro ao trabalho presencial.

e) Notas Técnicas e Relatórios da AUDITE – O COAUD tomou conhecimento das seguintes Notas Técnicas:

Nota Técnica nº 06/2021, de 02.09.2021 – TED nº 016/CPRM/2020 -SGB-CPRM/MARINHA DO BRASIL – A Audite registrou a correta instrução do processo, observando a não publicação do TED, no site da CPRM, conforme determina o artigo 14º, parágrafo único, do Decreto nº 10.426/2020;

Nota Técnica nº 07/2021, de 02.09.2021 – TED nº 08/2019/ANA/CPRM – A Audite registrou que a legislação pertinente e os normativos internos foram respeitados, observando que não identificou junto ao processo o documento que comprove a constituição formal da Comissão de Acompanhamento e Fiscalização do TED, por parte do participe ANA, que se faz necessário de acordo com o art. 187 do Regulamento de Licitações e Contratos da CPRM e o Termo de Referência da Ana, citado na Nota Técnica; O COAUD registrou que as Notas Técnicas, ainda não contemplam o Plano de Ação da área responsável indicando que as recomendações foram solucionadas.

f) Relatório da Corregedoria – Até a presente data, não houve divulgação de Relatório em 2021.

g) Relatório da Ouvidoria – Até a presente data, não houve divulgação de Relatório em 2021.

h) Governança – O COAUD está agendando reunião próxima.

i) Registro das Atividades do COAUD/ Comitê de Elegibilidade na 2ª quinzena de agosto e 1ª quinzena de setembro/2021:

-Avaliação de Atas do COAUD, Notas Técnicas da AUDITE e documentos registrados no SEI;

-Reuniões COAUD, Atas 49 ( 24.08.21) e 50 ( 14.09.21);

-Participação na reunião do CA, Ata 280, de 25.08.2021;

-Participação no Seminário de Gestão de Processos – Governança/SUPLAM ( 08.09.21);

-Avaliação da indicação para o CA, da Sra. Gabriela de Souza Valente, representante do ME.

Não havendo mais assuntos a tratar, a reunião foi encerrada às 13:20, ficando agendada nova reunião no dia 28/09/2021, às 9 horas.

PALMIRO FRANCO CAPONE

Membro COAUD 

ROBERTO ROCHA GOMES

Membro COAUD

CRISTIANO JORGE ANDRÉ

Secretário

Documento assinado eletronicamente por ROBERTO ROCHA GOMES, Membro do Comitê de Auditoria, em 26/11/2021, às 09:35, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PALMIRO FRANCO CAPONE, Membro do Comitê de Auditoria, em 26/11/2021, às 12:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CRISTIANO JORGE ANDRE, Analista em Geociências, em 26/11/2021, às 12:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cprm.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 0734614 e o código CRC D21D4FD7.