COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

ATA DA REUNIÃO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO DA COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS - CPRM

REALIZADA POR VIDEOCONFERÊNCIA EM 10.08.2021

Ata de Reunião Nº 48

Aos dez dias do mês de agosto do ano de dois mil e vinte e um, às nove horas, reuniu-se, ordinariamente, o Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD, da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais - CPRM, por videoconferência, com a participação dos membros Roberto Rocha Gomes e Palmiro Franco Capone. Também participaram da reunião o Analista em Geociências da DICOGE Dauro Ferreira, o chefe da Divisão de Patrimônio (DIPATI), Leonardo Siqueira, a chefe da Divisão de Contratos (DICONT), Vanessa Soares, o chefe da Auditoria Interna (AUDITE), Marcelo Cantuário dos Santos Neto, a Analista em Geociências da AUDITE Luciana Farias, o Técnico em Geociências da SEGER Gilmar Amaral Berriel e o chefe da Secretaria Geral (SEGER), João Batista de Vasconcelos Dias Júnior. Atuou como Secretário o analista em Geociências da SEGER Cristiano Jorge André. O membro do COAUD Roberto Rocha deu início à reunião, agradecendo a presença de todos, onde foram tratados os seguintes assuntos: Demonstrações financeiras intermediárias do 2º trimestre; carências da DICOGE; contrato com a Auditoria Independente; pendências da conciliação de contas dos Adiantamentos para Despesas; a apresentação da finalização dos procedimentos de recuperabilidade dos ativos e a revisão das taxas de depreciação; além de assuntos da auditoria interna. Na sequência foi franqueada a palavra para Palmiro Capone, que agradeceu a presença dos membros da AUDITE, pedindo informações ao Chefe da Auditoria Sr. Marcelo para que fizesse a explanação com relação aos assuntos referentes à Pauta do CF, que trata do Follow-up dos Relatórios emitidos.  Marcelo Cantuário, informou que não pôde comparecer à reunião anterior, pois no mesmo dia participou de um curso ministrado pelo TCU, designando para substituí-lo o membro da AUDITE Fábio dos Santos Gouvêa. Por motivos de desencontros de informação, Fábio informou não ter recebido o convite dessa reunião passada. Após esclarecido o fato, foi passada a palavra para Luciana Farias Oliveira Assistente da AUDITE, onde informou que o Follow-up não estava sendo respondido desde de 2019, onde relatou ter dado ciência à Presidência da empresa, do referido documento. Diante do exposto, Capone solicitou que a AUDITE apresente o relatório de todas as pendências desde 2019. Em resposta, Marcelo Cantuário se comprometeu a fazer uma apresentação destes, desde o 1º semestre de 2019. Na sequência, Roberto Rocha indagou sobre o Plano de Ações da Auditoria, solicitando que não haja o risco de dar continuidade nas ações sobre diversos fatos, levando em conta o tempo e o prazo para que os resultados possam ser atingidos. Capone destacou que as pendências sejam classificadas por grau de risco, priorizando as de maior importância. Marcelo informou que em breve entregará o Relatório de TI, o qual se encontra em fase de finalização e que na próxima reunião do dia 24/08 irá apresentar um panorama atualizado sobre a evolução do assunto. Roberto destacou que o ideal é que haja a entrega desse Relatório ao CA o mais rápido possível. Na sequência, Roberto sugeriu que houvesse um monitoramento das áreas auditadas por meio de um sistema informatizado. Em resposta, Marcelo informou que está mantendo contato com o pessoal do CGU tanto do RJ como o de Brasília, na tentativa de viabilizar tal ferramenta de extrema importância nesse contexto. Dando sequência, Capone informou que até a presente data somente três Notas Técnicas foram entregues e divulgadas para o COAUD, expressando preocupação com o andamento das atividades do PAINT/2021. O Chefe da AUDITE informou que na NT nº 04/2001 constam os resultados dos exames de 4 (quatro) Termos de Cooperação.  Marcelo Cantuário informou que tanto a CGU quanto o TCU acompanharam o processo da contratação da empresa prestadora de saúde UNIMED SEGUROS SAÚDE S.A., e que Luciana Oliveira informou ter feito contato com o Sr. Sérgio da CGU do RJ, onde os assuntos abordados foram sobre o Valor e o Objeto do certame. Capone comentou sobre as demandas do TCU e CGU, no que tange aos exercícios e aprovação das Contas da CPRM. Em resposta, Luciana informou que estão disponíveis no site da CPRM as decisões com relação aos Processos, e que iria encaminhar para a Presidência e ao COAUD para acompanhamento. Os membros do COAUD agradeceram aos representantes da AUDITE pela participação. Na sequência, Roberto Rocha comentou sobre a apresentação da revisão das Taxa de Depreciação, onde Leonardo Siqueira chefe da DIPATI iniciou sua participação, comentando sobre a reunião ocorrida entre as Áreas Técnicas e a empresa Convergy, contratada para realizar o teste de impairment dos ativos. Nesse encontro, o chefe da DICOGE Itamar Vilarinho informou que foi aprovado o laudo final do Contrato nº 026/PR/21. Dauro Ferreira, representante da DICOGE, informou sobre as conversas e tratativas mantidas com os Auditores Independentes e, que tinham aprovação dos Fiscais do Contrato.  Roberto Gomes comentou sobre a avaliação dos imóveis da CPRM do RJ realizada pelo engenheiro Daniel, sobre a depreciação desses imóveis, obtendo assim o teste de recuperabilidade dos mesmos. Capone comentou que um novo exame ocorreria daqui a 3 anos, em 2024. Leonardo Siqueira fez um breve relato sobre a contratação da Convergy para avaliação dos valores dos imóveis do RJ, onde informou ter ocorrido a aprovação dos fiscais do Contrato e o encaminhamento para registro do contrato. Sobre os trabalhos de realização de inventário Geral de bens de capital na empresa, Leonardo informou que ocorrerão mudanças nas plaquetas de identificação dos Bens de Capitais, com a adoção de um sistema mais moderno de identificação e controle dos mesmos. Roberto solicitou que após a quitação do Contrato com a empresa Convergy, possa ser feito um Relatório de Atividades, onde a área responsável da contabilidade junto com as partes interessadas assine este Relatório (DEAMP, DIPATI). Solicitou ainda que possa ser estabelecido um aprimoramento no Controle da execução dos serviços de inventário daqui por diante. Leonardo relatou o andamento da execução desses trabalhos de inventário Geral dos bens patrimoniais da CPRM, onde já foram formadas as Comissões inventariantes para o ano 2021, e que o resultado desse trabalho será comparado com a conclusão do ano de 2020. Leonardo informou ainda sobre as 3 categorias de Bens de Capitais (Internos, Externos e de Campo), e que foram encaminhados Ofícios para os Departamentos, a fim de executarem os levantamentos necessários. Destacou que a DAF tomou ciência sobre o assunto. Capone informou que o COAUD entende das dificuldades que serão encontradas nos inventários, devido a empresa ter ficado longo tempo sem realizar tal trabalho. Dauro Ferreira esclareceu que a Contabilidade realiza o controle de valores dos bens e de seus respectivos registros, e que a DIPATI mantém o controle de sua localização física. Roberto Rocha comentou que as áreas mais interessadas no inventário seriam a Auditoria Independente, DICOGE e DIPATI. Dauro Ferreira ressaltou sobre o empenho por parte da DIPATI no envio das informações à DICOGE, bem como informou que foram feitos teste de impairment e recuperabilidade em quase todos os imóveis da empresa, e que já começaram os ajustes nos bens móveis. Roberto indagou sobre a possibilidade de não haver mais a ressalva, já à partir do 2º semestre. Em resposta, Leonardo informou que em razão da alteração dos prazos  de vida útil dos bens e o recálculo da depreciação, o sistema de controle patrimonial ainda não está permitindo esses ajustes, e que o sistema já está defasado o que vai possibilitar à CPRM ingressar em novo sistema já desenvolvido no âmbito da administração pública que é o SIADIS. Roberto Rocha solicita para a DICOGE dar encaminhamento à Auditoria Independente com referência aos imóveis e as embarcações atuais, para que sejam informados os efeitos contábeis das depreciações dos bens. Leonardo informou haver um cronograma com 11 etapas e que já estão na 6ª etapa. Capone solicita que a DIPATI faça um mapa comparativo do inventário 2021 com o de 2020, o que foi prontamente acatado pelo chefe da DIPATI. Na sequência, foram abordadas as carências da DICOGE. Roberto solicitou que o chefe da DICOGE faça um relatório, assinalando as principais áreas e seus respectivos problemas, para que se proceda a contratação de pessoal e sistemas de controle, evitando com isso a ocorrência de atrasos na entrega dos trabalhos. Dauro apontou como problemas a serem enfrentados pela DICOGE, o espaço físico limitado, a defasagem no número de pessoal e a não existência de um sistema informatizado para transferências de informações de recolhimento do INSS retido e outros, como o ECD e o ECF por exemplo, que precisaria de software específico e único para cobrir todos os processos contábil e fiscal. Roberto corroborou com o exposto, dizendo que a CPRM não possui um sistema ERP para atender o serviço da DICOGE, que é muito carente no ponto de vista da empresa. Na sequência Capone indagou sobre o Contrato com os Auditores Independentes. Diante do exposto, Roberto solicita ao representante da Divisão de Contabilidade, Dauro Ferreira, que o chefe da DICOGE tome providências sobre os assuntos em questão. Na sequência Roberto solicita o envio das informações relativas ao Relatório Contábil do 2º trimestre, onde Dauro informou que a confecção do mesmo está em andamento, passando pela apreciação da Auditoria.  Capone comentou sobre a contabilização dos alvarás das áreas de pesquisas que estão em vigor, que se constituem nos Direitos Minerários da CPRM, que não está muito claro sua demonstração no Balanço Patrimonial.

Na sequência, foram abordados os seguintes assuntos:

a) Leitura e Aprovação das Atas do COAUD – As Atas COAUD n° 42, 43 e 44, já estão assinadas no SEI e aptas a serem encaminhadas ao CA. As Atas 45, 46 e 47 estão em revisão. Roberto Rocha informou que as Atas COAUD nº 39, 40 e 41 estão prestes a serem assinadas, sendo que a ex-membro do Comitê Mariana Fontineli, após algumas observações, irá imprimi-las, assina-las e encaminhá-las para assinatura do ex-membro do Comitê Gustavo Guimarães. 

b)  Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho de Administração-  O COAUD analisou as Atas do CA de nº 273 e 274 sobre as quais teceram os seguintes comentários: b.1) Ata CA 273, realizada em 12/05/2021. b.1.1) Destaque – Relatório AUDITE 08/2020, que apesar da numeração referir-se ao ano de 2020, o mesmo foi concluído em março de 2021, trazendo o resultado da auditoria no Escritório do Rio de Janeiro. b.1.2) Foi solicitado à SEGER e AUDITE que fizessem um levantamento verificando se todos os relatórios de auditoria foram encaminhados ao Conselho de Administração. b.1.3) O Conselho de Administração orientou a realização anual de auditoria em pelo menos uma unidade regional além do Escritório do Rio de Janeiro, utilizando como critério de escolha a unidade que estiver a mais tempo sem auditoria. O COAUD fará o acompanhamento utilizando o critério de avaliação de risco, em conformidade com o PAINT 2021. b.1.4) O COAUD aguarda a remessa dos relatórios do TCU pela AUDITE. b.1.5). Quanto às providências e recomendações do Conselho de Administração relativos aos demais itens, pedir à AUDITE informações quanto ao atendimento. b.1.6) Outros Assuntos – O COAUD registrou sugestões de melhoria nos relatórios da AUDITE, o que foi acatado, já tendo sido observadas melhorias, inclusive quanto à redução de páginas. A AUDITE compreendeu as sugestões do COAUD já as colocando em prática. b.1.7). Com relação às Notas Técnicas solicitadas pelo Conselho Fiscal, a AUDITE e o COAUD alinharão a revisão destas auditagens nos processos de contratação e convênios. b.2) Ata CA 274, realizada em 26/05/2021. b.2.1) Revisão do Estatuto – O COAUD tomou conhecimento da proposta de alteração estatutária a partir de apresentação feita pelo chefe da Governança, que ficou de consolidar as observações e sugestões dos membros do Conselho de Administração, ficando o assunto para ser retomado na próxima reunião daquele Colegiado. b.2.2) RAINT 2020 – O RAINT 2020 foi apresentado pelo chefe da AUDITE, Marcelo Cantuário. Em seguida, o COAUD apresentou a sua avaliação sobre o RAINT, ficando o assunto para ser retomado em uma próxima reunião do Conselho de Administração. Foi feita uma reunião do COAUD com a AUDITE, onde foi definido que não caberia uma retificação do RAINT 2020, já que o mesmo já havia sido encaminhado à CGU, e que o próximo RAINT, referente a 2021, já será emitido a partir do sistema da CGU, mudando o seu formato. O COAUD solicitou acesso a esse sistema e treinamento para utilização do mesmo. As dúvidas sobre o RAINT foram dirimidas nesta reunião.

c) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho Fiscal-A última Ata do CF publicada foi a de 409, já analisada pelo COAUD.

d) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas da Diretoria Executiva- O COAUD tomou conhecimento no site da CPRM da publicação das Atas DE n° 1265 a 1267, a serem analisadas pelo COAUD.

e) Notas Técnicas e Relatórios da AUDITE – Nada a registrar pois não houve novas emissões e publicações.

f) Relatório da Corregedoria – Até a presente data, não houve divulgação de Relatório em 2021.

g) Relatório da Ouvidoria- Até a presente data, não houve divulgação de Relatório em 2021.

h) Governança. Nada a registrar.

i) Registro das Atividades do COAUD / Comitê de Elegibilidade na 2ª quinzena de julho/2021:

- Revisão de Atas anteriores;

- Participação na reunião do CA, Ata nº 279, de 29.07.2021;

-Participação na reunião conjunta CF/COAUD, de 30.07.2021.

Não havendo mais assuntos a tratar, a reunião foi encerrada às 13:20, ficando agendada nova reunião no dia 24/08, às 9 horas, onde solicitamos a presença da Governança e Auditoria, devendo o primeiro apresentar o Plano de Trabalho, Controles Internos, Normatização, Mapas de Risco e o Regimento Interno do COAUD, e o segundo apresentar o relatório de Follow-Up do 1° Semestre de 2021, o andamento do PAINT, as recomendações de não conformidade e assuntos da CGU e TCU (Acórdãos e recomendações).

PALMIRO FRANCO CAPONE

Membro COAUD 

ROBERTO ROCHA GOMES

Membro COAUD

CRISTIANO JORGE ANDRÉ

Secretário

Documento assinado eletronicamente por PALMIRO FRANCO CAPONE, Membro do Comitê de Auditoria, em 21/10/2021, às 18:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ROBERTO ROCHA GOMES, Membro do Comitê de Auditoria, em 21/10/2021, às 19:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CRISTIANO JORGE ANDRE, Analista em Geociências, em 22/10/2021, às 09:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cprm.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 0682961 e o código CRC CA2632F2.