COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

ATA DA REUNIÃO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO 

REALIZADA POR VIDEOCONFERÊNCIA EM 09.06.2021

Ata de Reunião Nº 44

Aos nove dias do mês de junho do ano de dois mil e vinte e um, às nove horas, reuniu-se, ordinariamente, o Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD, da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais - CPRM, por videoconferência, com a participação dos membros Roberto Rocha Gomes e Palmiro Franco Capone, tendo atuado como Secretário o Analista em Geociências da SEGER Cristiano Jorge André. Na sequência, foram abordados os seguintes assuntos:

a) Leitura e Aprovação das Atas do COAUD – As Atas de n° 39, 40 e 41 estão em fase de assinatura pelos membros do Comitê. A Ata de n° 42, a primeira com a participação do membro Palmiro Capone, bem como a de n° 43, estão em processo de revisão, devendo após análise serem disponibilizadas para assinatura via SEI.

b) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho de Administração.  O COAUD analisou e comentou as Atas do CA de n° 262 a 269, esta sendo a última disponível no site da CPRM até a presente data, cujos principais assuntos foram destacados   a seguir:

- Ata nº 263 – Ofício SEI nº 308401/2020/ME – Obrigatoriedade de Apresentação da Demonstração do Valor Adicionado – DVA -  A partir das DF de 31/12/2020, a CPRM passou a publicar a DVA-Demonstração do Valor Adicionado por recomendação da SEST – Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais;

- Ata nº 266 – i) Apresentação do Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT 2021 (AUDITE) – O COAUD se reuniu com a AUDITE e a GOVERNANÇA e apresentou suas propostas de melhoria do PAINT, conforme já registrado no Ofício 4/2021/COAUD, enviado ao CA. Não ocorreu a revisão do PAINT conforme sugerido pelo COAUD; ii) Política de Gestão de Riscos (Governança – Processo SEI nº 48032.003580/2020-06) – Aprovada pelo CA, foi analisada pelo COAUD e objeto de comentários e sugestões; iii) Política de Conformidade e Controles Internos (Governança – Processo SEI nº   48032.003581/2020-42) – Aprovada  pelo CA, foi analisada pelo COAUD e objeto de comentários e sugestões; iv) Código de Conduta, Ética e Integridade (Governança – Processo SEI nº 48032.003578/2020-29 – Aprovado pelo CA, o COAUD tomou conhecimento e registrou; v)  O CA solicitou à área de Governança apresentar em próxima reunião informe sobre alterações estatutárias de empresas vinculadas ao MME, conforme recomendação da SEST com base em diretrizes da OCDE, com relação à governança corporativa das empresas estatais – Ofício circular SEI nº 1387/2020/ME – O COAUD registrou que o assunto será desenvolvido nas próximas reuniões do CA; vi) Segurança do sistema de leilões da CPRM – O Presidente do CA  informou que o TCU questionou se o sistema utilizado pela ANM,  para a realização de leilões era auditado por auditoria independente – O CA deliberou que o sistema de informática utilizado nos leilões da CPRM seja submetido à uma auditoria independente, no que tange aos seus aspectos de vulnerabilidade - O COAUD sugeriu a inclusão do exame no PAINT/2021, sugestão não acatada pela AUDITE; vii)  CNPJ do Museu de Ciências da Terra -MCTer – Providências em andamento – O COAUD tomou conhecimento; viii) Notas Técnicas da AUDITE nºs 13/2020 – FUNPDEC ( Convênio nº 12/CPRM/2017) e 14/2020 - TELESPAZIO e Nota Técnica nº 23/2020/DICOTE/COJUR  - solicitação do CF para levantamento das ações trabalhistas – Assuntos serão discutidos na próxima reunião. O COAUD fará o respectivo acompanhamento.

- Ata nº 267 – ii) Relatório da Administração – Exercício 2020 – Assunto reagendado para continuação na próxima reunião – O COAUD registrou; iii) Demonstrações Contábeis Auditadas e Destinação do Resultado das DF’s de 31/12/2020 -  O COAUD registrou: a) Grupo de Trabalho sobre os financiamentos concedidos para Pesquisa Mineral – Avaliar as providências recomendadas; b) Grupo de Trabalho sobre a concessão de áreas minerais para exploração – Avaliar as providências recomendadas; c) Solicitação à Contabilidade quanto à análise de adiantamentos concedidos a empregados e fornecedores – Avaliar as pendências e providências a adotar; d) Prazo de recebimento da dívida do Estado do Amapá – Atentar para a classificação contábil AC ou RLP e verificar com a COJUR e a CONTABILIDADE, andamento do processo e prazos; iv) Proposta de Remuneração dos membros da Diretoria Executiva, Conselho de Administração, Conselho Fiscal e Comitê de Auditoria – Proposta aprovada.  O COAUD tomou conhecimento do assunto; v) Outros Assuntos - Conflito de interesses, no caso de parentesco de dirigentes da CPRM com dirigentes de empresas e/ ou associações do setor mineral – O COAUD registrou para acompanhamento junto ao COJUR e GOVERNANÇA, bem como evolução de consulta à Casa Civil da Presidência da República, e avaliar possível impedimento com base nos critérios e lista de impedimentos utilizada pelo Comitê de Elegibilidade. Até a presente data, o assunto não retornou na pauta de reunião do CA.

- Ata nº 268 – i) Relatório de Administração – Exercício 2020 –  Relatório aprovado. O COAUD registrou acompanhar e garantir na elaboração do próximo Relatório as sugestões dos Conselheiros referentes ao Balanço Social da CPRM e do Infográfico; ii) Situação levantada na reunião anterior com a comunicação do Conselheiro Geraldo Medeiros de ter assumido cargo de Diretor Presidente (CEO), da Fertimar Mineração e Navegação S/A, cuja formalização à CPRM, será submetida à COJUR, para análise quanto a um eventual conflito de interesse. O COAUD registrou acompanhar com a COJUR e levar assunto ao Comitê de Elegibilidade. Até a presente data, o assunto não retornou na pauta de reunião do CA.

- Ata nº 269 – i)  Eleição dos membros do Comitê de Pessoas, Elegibilidade, Sucessão e Remuneração – O COAUD registrou acompanhar a evolução do assunto nas próximas reuniões do CA e o parecer da COJUR; ii) Aprovação do PAINT/2021, ouvidas as ponderações do COAUD – PAINT/2021 aprovado pelo CA, recomendando a observância das colocações feitas pelo Comitê de Auditoria, em seu Ofício nº 4/2021/COAUD/CA-CPRM – O COAUD registrou acompanhar em reunião com a AUDITE e GOVERNANÇA, a evolução das recomendações apresentadas. Após reunião, elaborar relatório de atualização do PAINT com base na data de 30.06.2021 para posterior envio ao CA; iii) Processo SEI 48032.006488/2020-90 – Pauta do COAUD – Relatório de Atividades, Atas 2019/2020,   Alteração do Regimento Interno e Plano de Trabalho para 2021  - O CA aprovou os Relatórios de Atividades 2019 e 2020 e transferiu para a próxima reunião a avaliação e deliberação das Atas de Reuniões, Plano de Trabalho e proposta de alterações estatutárias; iv) Processo SEI 48089.000309/2020-55 – Criação do CNPJ para o Museu de Ciências da Terra – MCTer – O COAUD registrou acompanhar o processo.

c) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas do Conselho Fiscal. O COAUD tomou conhecimento das Atas do CF publicadas até a data de 08/06, que são as de n° 404 a 409. O Comitê procedeu a análise das Atas n° 403 a 406, ficando pendentes para a próxima reunião a conclusão da análise das Atas n° 407 a 409. Da análise realizada, O COAUD destaca os pontos a seguir:

- Ata nº 403 – i) Assuntos da Contabilidade -  Demonstrações Contábeis Intermediárias do 1º Trimestre de 2020 – O COAUD registrou acompanhar as 3 ressalvas do Exercício de 2019 ( Dividendos propostos e excedentes ); Avaliação do Ativo Imobilizado por meio de um inventário físico, testes de impairment ou recuperabilidade e revisão das taxas de depreciação, tanto a societária quanto a fiscal, em função das CPCs (Comitê de Pronunciamentos Contábeis, em vigor, que estabelecem que a cada três anos, aproximadamente, deva ser feita esta avaliação; e, Provisão de perdas não contabilizada relativa aos Financiamentos de Pesquisa Mineral Concedidos.;  ii)  Assuntos da Governança – Na próxima reunião serão apresentados os seguintes assuntos: Elaboração de sistema de avaliação dos administradores; Elaboração do Código de Conduta e Integridade dos Administradores; Elaboração/atualização da Política e do Mapa de Gestão de Riscos; e, Atualização do Quadro de Pendências – O COAUD registrou acompanhar.; iii) Evolução dos Passivos Contingentes – O CF reiterou a solicitação  de uma planilha atualizada  com todos os Títulos Minerários da CPRM,  a situação de todos os créditos pendentes de reconhecimento e providências a  serem adotadas -  O COAUD registrou acompanhar.; iv)  Relatório do Comitê de Auditoria -COAUD nº 001/2019 – O CF recomenda ao CA avaliar – O COAUD registrou.

- Ata nº 404 – Assuntos da Governança – Os assuntos constantes da reunião nº 403, acima registrados, continuam pendentes de apresentação – O COAUD registrou.

- Ata nº 405 – i) Demonstrativo de Contratos e Convênios – Contratos celebrados pela CPRM, no período de junho a agosto de 2020: 052/PR/2020 - Tostes e de Paula Advocacia Empresarial; 057/PR/2020 – JF Tecnologia Eireli; 058/PR/2020 – Hasahill Consultoria e Serviços Ltda;  059-PR/2020, 060-PR/2020 e 061/PR/2020 – Icatu Seguros S/A; 063/PR/2020 – Tecnetworking Serviços e Soluções em TI Ltda e 064/PR/2020 – Belobrasil Uniformes Ltda (Lote 01) – O Conselho selecionou para análise da Audite os Contratos 058 – Hasahill,  059, 060 e 061/PR/2020 – Icatu Seguros S/A, estes três para análise integrada – O COAUD registrou para acompanhar e avaliou que vai apresentar ao CF as implicações decorrentes desses pedidos de exames e o impacto nas atividades prioritárias da AUDITE. O COAUD entende que as dúvidas do CF podem ser esclarecidas pelo órgão responsável pela contratação na CPRM, considerando que o foco do CF é a conformidade na celebração dos contratos. Se persistir alguma dúvida quanto à execução pode ser acionado o órgão executante e até a AUDITE.; ii) Convite ao COAUD, para participar da próxima reunião do Colegiado – O COAUD registrou.; iii) Treinamento Anual para os Administradores e membros do Conselho Fiscal – O CF solicitou à Governança informar a programação do treinamento – O COAUD registrou e solicitou avaliar a possibilidade de incluir no treinamento os membros do COAUD. Até a presente data, o assunto não retornou na pauta de reunião do CF.

- Ata nº 406 – i) Assuntos da Contabilidade – Demonstrações Contábeis Intermediárias referentes ao 2º trimestre de 2020 – O representante da Sênior Auditores Independentes, Agnaldo Souza, apresentou o resultado da auditoria, destacando duas das três ressalvas apontadas no Balanço de 2019: 1) Provisão para perdas não contabilizadas relativas aos Financiamentos à Pesquisa Mineral Concedidos; e 2) Análise da vida útil e testes de recuperabilidade dos ativos, ainda não realizados. Quanto ao Relatório tributário ainda não contém a apuração do crédito de PIS/COFINS, até junho, situação que constará no 3º trimestre. No Relatório que aborda a conciliação de saldos contábeis foram registradas pendências relevantes referentes a adiantamentos para despesas de viagens e adiantamentos para terceiros, além de contas a pagar, algumas de longa data e dependendo do seu valor podem vir a gerar ressalva no Balanço Patrimonial. Indagado a respeito o  Chefe da DICOGE, Dauro Ferreira, informou que estavam sendo tomadas providências para a solução dos problemas junto às unidades responsáveis. O Chefe do DECOF, José Carlos Ramos informou ter sido montada uma força-tarefa junto às Unidades Regionais para a solução das pendências e que a Diretoria de Administração e Finanças está adotando ações, inclusive quanto ao cartão de pagamentos do Governo Federal, que evitarão tais problemas no futuro. O COAUD, diante das pendências relatadas pelo Auditor Independente sugeriu uma maior aproximação com a Contabilidade para evitar surpresas como aquelas do Balanço 2019. Solicitou também um posicionamento do DECOF sobre o problema. Os membros do CF e do COAUD solicitaram acesso aos relatórios produzidos pela Sênior apresentados pelo Auditor e que os mesmos passem a ser encaminhados em conjunto com as Demonstrações Contábeis Auditadas. O Presidente do CF, agradeceu a presença e as explicações do Auditor Independente, e elogiou a forma didática da apresentação. O Conselheiro Sérgio Alonso Costa recomendou maior proatividade das Unidades Regionais na solução de pendências que impedem a obtenção da CND em seus respectivos estados e municípios, evitando problemas futuros para a CPRM. Sugeriu que no controle das certidões das Unidades Regionais, seja incorporada a informação da real situação de cada Unidade e as providências adotadas. O Conselheiro José Luiz Ubaldino, solicitou uma verificação no item 21 das Notas Explicativas às Informações Contábeis Intermediárias do 2º trimestre de 2020, em função de uma possível inconsistência nos valores. Foi solicitada a apresentação das Demonstrações Financeiras do 3º trimestre de 2020 e do controle de certidões na próxima reunião do Conselho. O COAUD registrou cobrar à DICOGE/Auditores Independentes os relatórios trimestrais de avaliação sobre as contas contábeis e assuntos tributários e acompanhar semestralmente a evolução das Certidões Negativas de Débitos Fiscais das Unidades da CPRM.; ii) Demonstrativos de Contratos e Convênios, do período setembro a outubro de 2020 – O Conselho selecionou para análise pela  AUDITE os Contratos nºs 068/PR/20, celebrado com a Icatu Seguros S/A e 071/PR/20, celebrado com Unimed Goiânia; Relação de Termos de Execução Descentralizada -TED, Termos de Cooperação, Acordos de Cooperação Técnica, e Convênios, instrumentos celebrados no período de dezembro de 2019 a setembro de 2020 e os instrumentos em andamento ou em processo de prestação de contas. O Conselho destacou o atraso na prestação de contas de vários instrumentos.  O COAUD registrou solicitar ao DEAMP as respectivas Relações, a fim de avaliar pendências e atrasos nas prestações de contas.; iii) Assuntos da Auditoria Interna – O Chefe da Auditoria Interna, junto com a sua equipe, fêz uma apresentação ao Conselho onde destacou a necessidade de aumento do número de Auditores para o atendimento da demanda, assunto já encaminhado à Diretoria Executiva e ao Conselho de Administração.  Em seguida discorreu sobre as últimas Notas Técnicas de Auditoria finalizadas e entregues para compor o material da reunião. Comentou que das 21 Notas Técnicas solicitadas pelo CF, 12 foram elaboradas e entregues, restando 9 Notas pendentes, das quais uma se encontra em análise e 5 devem ser distribuídas pelos Auditores. O CF solicitou a elaboração de um Ofício da SEGER, endereçado ao Diretor-Presidente, solicitando explicações pelo não atendimento das demandas do Conselho à AUDITE, durante o ano de 2020. A AUDITE, em parte justifica o não atendimento pela falta de pessoal. O COAUD entende que o quadro técnico da AUDITE deve ser dimensionado para atendimento de exames priorizados com base na avaliação dos maiores riscos identificados através do mapeamento de riscos da CPRM. Adicionalmente, entende, que as demandas do CF consomem quantidade significativa dos poucos recursos existentes no órgão, implicando no não atendimento pleno das solicitações. O COAUD propõe que as dúvidas do Conselho em relação aos contratos sejam encaminhadas e respondidas pela Divisão de Contratos. Em casos específicos o CF pode entender que o assunto mereça um enfoque de auditoria pela AUDITE.; iv) Assuntos da Governança – O Chefe da Governança informou estar promovendo a atualização do Quadro de Pendências. O COAUD registrou que os assuntos ( Sistema de avaliação dos administradores, Código de Conduta e Integridade para os Administradores, Elaboração/atualização da Política  e do Mapa de Gestão de Riscos) ,  continuam pendentes desde as últimas reuniões.; v) Evolução dos Passivos Contingentes – O CF tomou conhecimento do assunto através de demonstrativos detalhados por ramo (Trabalhistas, Tributárias e Cíveis), referentes a outubro de 2020, não havendo alterações significativas em relação aos meses anteriores. Foi incluída planilha Resumo-Débitos Judiciais e sua evolução mensal, atendendo solicitação do Conselho, na reunião passada.; O COAUD tomou conhecimento.; vi) Outros Assuntos - a) Ficou decidido agenda conjunta entre o Conselho e o COAUD, visando a avaliação e eventuais melhorias dos fluxos de contratação, pagamentos e prestação de contas. Foi solicitado a participação nessa agenda de representantes da DEAMP/DICONT/DIPATI, DECOF/DICOGE/DIORÇA/ AUDITE /GOVERNANÇA E DAF. Na oportunidade, convidaram o DAF a participar de suas reuniões ou indicar representantes daquela Diretoria. A 1ª reunião foi marcada para 14.12.2020, às 14:30 hs. Com vistas a facilitar os trabalhos na referida reunião, foi solicitada a disponibilidade dos procedimentos e fluxos eventualmente disponíveis, bem como o Normativo interno correspondente; b) A Presidente do COAUD, Mariana Fontineli, apresentou considerações sobre o primeiro ano de funcionamento do COAUD, que resultou na elaboração de um Relatório. Como ainda, não estava muito claro como se daria a relação do COAUD com o CA, aproveitou-se para se fazer um levantamento junto às áreas da CPRM, cujas atividades estavam relacionadas à atuação do Comitê. Aduziu que em 2020, verificou-se uma melhora no recebimento dos documentos e os membros do COAUD passaram a participar das reuniões do CA. O membro Roberto Rocha, comentou que as atribuições do Comitê estão colocadas em seu Regimento Interno, e que apesar da melhora no fluxo de documentos para o COAUD, ainda existem algumas dificuldades, as quais atribuiu, em parte, ao desconhecimento dos empregados em relação ao COAUD. O Presidente do Conselho Fiscal sugeriu que a área de Governança atue internamente para melhorar a compreensão/percepção dos empregados em relação ao COAUD. Também destacou a importância de uma aproximação com a área de Contabilidade, já que as Demonstrações Contábeis/ Financeiras do Exercício são submetidas primeiro para o CA e o COAUD deverá assessorar o CA, nessa análise.; O COAUD registrou.

d) Leitura, Acompanhamento e Providências referentes às Atas da Diretoria-Executiva - O COAUD identificou no site da CPRM a publicação das Atas n° 1250 a 1257, as quais serão objeto de análise para a próxima reunião, juntamente com os assuntos registrados nas Atas n° 1237 a 1249.

e) Notas Técnicas e Relatórios da AUDITE​ –  O COAUD tomou ciência do envio pela AUDITE da NT 01/2021- Icatu Seguros Ltda.

f) No que se refere aos Relatórios de Corregedoria, de Auditoria, da Governança, das Demonstrações Financeiras e Contábeis Trimestrais Auditadas do 1° Trimestre de 2021, até a presente data não chegaram ao conhecimento deste Comitê.

g) Assuntos Gerais:  Os membros do COAUD receberam através do SEI os processos n° 48086.002188/2021-97, referente à recomendação Acórdão n° 834/2021-TCU-Plenário, e SEI n° 48086.001784/202-50 Ofício 20656/2021-TCU SEPROC, e que serão analisados pelos membros do COAUD na próxima reunião.

h) Registro das Atividades do COAUD na 1ª quinzena de junho/2021:

-Reunião do COAUD, com a participação do DEAMP/DIPATI/DICOGE e Convergy Serviços e Contabilidade Ltda, sobre Avaliação Patrimonial do SGB/CPRM – Contrato nº 026/PR/2021;

-Agendamento de reunião do COAUD com a participação do Chefe da Audite, em 24.06.21;

- Revisão do Regimento Interno do COAUD, em conjunto com a Governança;

- Revisão e conclusão das Atas nºs 42 e 43/COAUD/2021;

- Resposta ao questionário do 5º ciclo do IG-SEST,  nas questões relativas ao COAUD, em conjunto com a Governança.

A próxima reunião foi agendada para o dia 24/06/2021, às 9:00h, por videoconferência. Não havendo mais assuntos a tratar, a reunião foi encerrada.

PALMIRO FRANCO CAPONE

Membro COAUD 

ROBERTO ROCHA GOMES

Membro COAUD

CRISTIANO JORGE ANDRÉ

Secretário

Documento assinado eletronicamente por ROBERTO ROCHA GOMES, Membro do Comitê de Auditoria, em 20/07/2021, às 17:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PALMIRO FRANCO CAPONE, Membro do Comitê de Auditoria, em 20/07/2021, às 20:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CRISTIANO JORGE ANDRE, Analista em Geociências, em 10/09/2021, às 14:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cprm.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 0563744 e o código CRC C719A14E.