COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

EXTRATO DA Ata de Reunião DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO

REALIZADA EM 15 DE JUNHO DE 2023

ATA Nº 313

Aos quinze dias do mês de junho do ano de dois mil e vinte e três, mediante prévia convocação dos Conselheiros, na forma das disposições estatutárias em vigor, reuniu-se, às 14 horas, por videoconferência, o Conselho de Administração da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais – CPRM, em sua trecentésima décima terceira reunião, a qual foi presidida pela Presidente do Conselho, Lilia Mascarenhas Sant’Agostino, e contou com a presença dos Conselheiros Fernando Antônio Freitas Lins, Marisa Maia de Barros e Janaína Simone Neves Miranda. O Diretor-Presidente Interino, Cassiano de Souza Alves, informou que não participaria da reunião em função de problema de saúde na família.  Atuou como Secretário João Batista de Vasconcelos Dias Júnior, chefe da Secretaria Geral - SEGER. Também participaram da reunião: Marcelo Cantuário dos Santos Neto, chefe da Auditoria Interna - AUDITE, Júlio Fernandes Lima, chefe da Ouvidoria, Diego Panazio Zeitune e Dayse Mara Gonçalves Lavra, Coordenadores Executivos – COEX da Governança, Rodrigo Rodrigues Adorno, COEX do Centro de Geociências Aplicada / Centro de Desenvolvimento Tecnológico – CGA/CEDES, Cristiano Jorge André, Analista em Geociências da SEGER, e os membros do Comitê de Auditoria – COAUD e do Comitê de Pessoas, Elegibilidade, Sucessão e Remuneração - CPESR: Palmiro Franco Capone e Roberto Rocha Gomes. A Presidente Lilia Mascarenhas agradeceu a presença de todos e deu início à reunião, onde foram abordados os seguintes assuntos: i. (Processo SEI Nº 48035.001727/2023-38) - Eleição da Sra. Marilene Ferrari Lucas Alves Filha como membro do Conselho de Administração. A Presidente do Conselho, Lilia Mascarenhas, informou aos demais membros do Colegiado, que o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, através do Ofício SEI N° 54224/2023/MGI, de 5 de junho de 2023, indicou a Senhora Marilene Ferrari Lucas Alves Filha para ocupar o cargo de membro do Conselho de Administração da CPRM, cargo que se encontrava vago em função da renúncia do Senhor Antônio Simões Branco Júnior, ocorrida em 14 de abril de 2023. Lilia Mascarenhas destacou que a presente indicação foi submetida e aprovada pela Casa Civil da Presidência da República e passou pela análise do Comitê de Pessoas, Elegibilidade, Remuneração e Sucessão da CPRM, o qual concluiu, de forma unânime, pela ausência de vedações e pelo atendimento aos requisitos obrigatórios previstos na Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016, no Decreto nº 8.945, de 27 de dezembro de 2016, e no Estatuto Social da CPRM. Em seguida, tendo em vista a presença na reunião dos membros do Comitê de Pessoas, Elegibilidade, Sucessão e Remuneração, Senhores Palmiro e Roberto, solicitou a ambos manifestação a respeito da avaliação realizada pelo referido Comitê. Os dois membros do Comitê explicaram o processo de avaliação e o embasamento para a conclusão de que a indicada está apta a ocupar o cargo pretendido. A Presidente do Conselho de Administração, com base nos artigos 56, 62 e 64 do Estatuto Social, submeteu aos membros do Conselho o nome da Senhora Marilene Ferrari Lucas Alves Filha, que foi nomeada, por unanimidade, para exercer o cargo de membro do Conselho de Administração da CPRM, complementando o prazo de gestão unificado daquele Colegiado, com mandato até 30 de abril de 2025. A presente nomeação, conforme o artigo 64 do Estatuto Social, deverá ser referendada na próxima Assembleia Geral de Acionistas. A Conselheira nomeada assinou o Termo de Posse, na forma do artigo 26 do Estatuto Social, entrando em exercício nesta data e assumindo o compromisso de exercer o cargo de acordo com as prescrições legais e estatutárias. A Conselheira empossada declarou, sob as penas da lei, não estar impedida de exercer a administração da sociedade, por lei especial ou em virtude de condenação criminal, ou por se encontrar sob os efeitos dela, a pena que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos, ou por crime falimentar, de prevaricação, peita ou suborno, concussão, peculato ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro nacional, contra normas de defesa da concorrência, contra as relações de consumo, fé pública ou propriedade, nos termos do artigo 51 da Lei nº 5764, de 16 de dezembro de 1971, e, do § 1º do artigo 1.011 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil). Os membros do Conselho deram as boas-vindas à nova Conselheira, que agradeceu a acolhida e disse estar honrada em fazer parte do Conselho de Administração da CPRM. Tendo em vista compromissos de trabalho anteriormente assumidos, a Conselheira eleita Marilene Lucas não pode permanecer na reunião. O Secretário João Dias informou que preparará uma manifestação do Conselho de Administração informando que a Conselheira recém empossada está apta a ocupar a função, à luz da autodeclaração e documentos apresentados pela própria e da avaliação do Comitê de Pessoas, Elegibilidade, Sucessão e Remuneração da CPRM. ii. (Processo SEI Nº 48035.001727/2023-38) – Apresentação do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna – RAINT Exercício 2022. O chefe da AUDITE, Marcelo Cantuário, apresentou o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT 2022, onde mostrou: (i) o objetivo do RAINT 2022; (ii) base normativa; (iii) a força de trabalho da AUDITE, composta por três auditores, dois auditores júnior e dois profissionais de apoio, além do próprio chefe da AUDITE; (iv) as atividades de auditoria previstas no Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT 2022; (v) os serviços de auditoria realizados em 2022, sendo emitidos oito relatórios de avaliação, quatro relatórios de follow-up e oito notas de auditoria, estas últimas por demanda do Conselho Fiscal, totalizando 20 trabalhos de auditoria; (vi) o quantitativo de recomendações de auditoria implementadas e não implementadas, sendo que de um total de 62 recomendações, 14 foram implementadas, restando 48 não implementadas; (vii) os achados de auditoria e os respectivos relatórios realizados / finalizados em 2021/2022; e (viii) a elaboração do Programa de Gestão e Melhoria da Qualidade – PGMQ na AUDITE. Ao final, Marcelo Cantuário explicou que após a conclusão de um trabalho de auditoria, é dado 30 dias para a área auditada manifestar-se ou apresentar um plano de ação para implementação dos apontamentos registrados. O membro do COAUD Palmiro Capone comentou que os números de apontamentos não implementados mostrados no relatório não traduziriam a realidade atual. Além disso, a tabela de recomendações implementadas e não implementadas não informaria as recomendações para as quais já houve retorno das áreas auditadas, mas que ainda estariam em análise na AUDITE. O membro do COAUD Roberto Rocha chamou a atenção para os relatórios de auditoria das áreas de Tecnologia da Informação – TI e de Recursos Humanos – RH, do ano de 2021, e que ainda apresentariam pendências de implementação. A Presidente Lilia comentou sobre a importância do Conselho ser informado do andamento dos atendimentos aos apontamentos da auditoria, e pediu ao chefe da AUDITE para que trouxesse na próxima reunião um quadro atualizado das pendências e das implementações efetuadas e ainda em análise. O chefe da AUDITE informou que tem havido melhorias, mas que ainda há uma morosidade das áreas auditadas nas manifestações e implementações após o recebimento do relatório de auditoria. Palmiro Capone concordou em ter havido uma melhora no atendimento, mas ainda longe do ideal. Roberto Rocha destacou que no passado era pior, mas que agora, apesar do atraso, tem havido resposta. Segundo ele, o grande problema seria a tempestividade no atendimento. Em sua opinião, o ideal seria ter um relatório de auditoria elaborado rapidamente, já contemplando um plano de ação elaborado juntamente com a área auditada. Lembrou que o COAUD passou a emitir pareceres sobre os relatórios de auditoria e mostrou-se preocupado por ainda não ter sido encaminhado nenhum relatório em 2023. O Secretário João Dias comentou que no retorno a ser dado ao Conselho, sobre a situação atualizada do atendimento às demandas da AUDITE, seria importante incorporar na tabela de controle uma coluna informando quantas implementações estariam em análise pela AUDITE. Ao ser indagado pela Conselheira Janaina Miranda sobre os motivos da demora e/ou falta de atendimento pelas áreas auditadas, Marcelo Cantuário traçou um histórico da situação e sua evolução. A Conselheira Janaina Miranda sugeriu que o Conselho emitisse uma recomendação para que as áreas auditadas deem a importância devida aos relatórios da AUDITE e que seja avaliado se há entendimento das áreas auditadas quanto às solicitações feitas e se as equipes estão treinadas para estes atendimentos. O Conselheiro Fernando Lins perguntou como é esse processo em outras organizações. Perguntou também sobre o papel da Diretoria nessa rotina. O chefe da AUDITE respondeu que os relatórios são encaminhados para a Diretoria, mas que estes receberiam e despachariam para as áreas atenderem. Roberto Rocha explicou que na empresa Vale estabeleceu-se um sistema onde os apontamentos de auditoria são registrados, relacionando a Diretoria e os órgãos responsáveis, com um follow-up de acompanhamento do atendimento. Relatórios são emitidos periodicamente para o Conselho de Administração e Fiscal. Também fazia parte como meta do programa de remuneração variável – RVA da Diretoria. O Secretário João Dias ao comentar sobre a importância do monitoramento sobre o atendimento aos achados contidos nos relatórios de auditoria, sugeriu ao chefe da AUDITE que, se 30 dias após o encaminhamento do relatório não houvesse manifestação da área auditada, um ofício para a respectiva diretoria deveria ser emitido, informando o fato. Se após 60 dias ainda não houvesse manifestação, novo ofício deveria ser emitido, agora para a Diretoria Executiva, Conselho de Administração e Fiscal. Os membros do Conselho de Administração acataram a sugestão do Secretário e recomendaram ao chefe da AUDITE a adoção de tal prática. A presidente Lilia Mascarenhas agradeceu ao chefe da AUDITE, Marcelo Cantuário, pela sua apresentação e pelas explicações dadas. Lembrou a ele de trazer na próxima reunião do Conselho a situação atualizada das implementações das recomendações de auditoria. iii. Plano de Sucessão dos Administradores. O Conselheiro Fernando Lins explicou como funciona o processo de sucessão em instituições vinculadas ao MCTI. Segundo ele, um Comitê avalia os candidatos, gerando uma lista tríplice, encaminhada ao Ministério. Lembrou que a CPRM é uma Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação – ICT. Informou que na Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária – Embrapa o Presidente e o Diretor de Inovação tem de ter doutorado na área de atuação da instituição. A chefe do Departamento de Recursos Humanos – DERHU, Danyelle Barreto, informou ter iniciado na Escola Nacional de Administração Pública – Enap, em 2019, e posteriormente no Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT, um programa de seleção baseado em processos seletivos internos e externos para cargos estratégicos e táticos, tendo trabalhado na elaboração de normativo que amparasse tais seleções. O COEX da Governança Diego Zeitune informou já terem elaborado um rascunho de uma Política de Indicação. A Presidente Lilia ressaltou a importância do assunto e sugeriu a continuidade das discussões em torno de um Plano de Sucessão e de uma Política de Indicações, para que o assunto retorne ao Conselho em uma fase mais madura. O Conselheiro Fernando Lins comentou que a expertise da chefe do DERHU seria muito importante nesse processo. A Conselheira Janaina Miranda mostrou seu interesse pelo tema e voluntariou-se para ajudar na elaboração de tais instrumentos. Destacou a importância, na sua opinião, do líder máximo da instituição ter formação e experiência na área de atuação da CPRM. Palmiro Capone comentou sobre a importância do assunto e sugeriu que fosse buscado amparo no estatuto da empresa. O Conselho de Administração recomendou que seja iniciado o processo de discussão em torno da elaboração de um Plano de Sucessão e de uma Política de Indicação, que possibilite selecionar as indicações para diretoria e conselhos, possibilitando o ingresso de administradores na CPRM com perfil aderente à sua área de atuação.  iv. Carta Anual de Políticas Públicas e Governança Corporativa. O COEX da Governança Diego Zeitune informou ao Conselho sobre as atualizações feitas na Carta Anual de Políticas Públicas e Governança Corporativa, a partir das contribuições encaminhadas pelos Conselheiros e Diretores. Em seguida, a Presidente Lilia Mascarenhas apresentou algumas novas contribuições. Manifestou sua opinião de que o resultado final do documento acabou dando mais destaque para a Governança do que para as Políticas Públicas, devendo-se, em uma próxima vez, promover um maior equilíbrio entre os dois temas. v. (Processo SEI Nº 48007.000048/2023-89) – Autoavaliação do Conselho de Administração. O Secretário João Dias falou sobre a importância do preenchimento pelos Conselheiros dos formulários de avaliação do Conselho de Administração, informando que os mesmos deveriam ser encaminhados para a Governança, preferencialmente, até o dia 16 de junho de 2023. Pediu que os Conselheiros encaminhassem eventuais dúvidas para o COEX da Governança Diego Zeitune ou para o chefe da Governança, Juliano Oliveira. vi. (Processos SEI Nº 48007.000048/2023-89) – Apresentação do Relatório de Atividades da Ouvidoria em 2022. O chefe da Ouvidoria, Júlio Lima, apresentou o Relatório de Atividades da Ouvidoria em 2022. Informou terem sido registradas 251 manifestações, das quais 10 foram arquivadas. Das 241 manifestações efetivas, houve 97 solicitações de informação, 79 solicitações de providência, 36 reclamações, 22 denúncias, quatro sugestões e três elogios. O tempo de resposta médio foi de dez dias. Apresentou gráficos classificando as manifestações por tipo e público. Também explicou que, em 2022, foram registrados 93 pedidos de acesso à informação, respondidos com tempo médio de nove dias. Informou que o relatório sobre a pesquisa realizada entre os membros do Conselho de Usuários já estava publicado no sítio eletrônico da CPRM. Com o resultado obtido nessa pesquisa com o Conselho de Usuários, a Ouvidoria conseguiu um Índice de Satisfação de Usuários (ISU) superior a 80%. A Conselheira Janaina Miranda perguntou se a Ouvidoria teria os gráficos dos anos anteriores. Júlio Lima respondeu ter os gráficos desde 2013 e que os encaminharia para a Conselheira. Palmiro Capone comentou que o COAUD recebe da ouvidoria as denúncias para fins de acompanhamento, mas que seria importante receberem também as soluções dadas para tais denúncias. Roberto Rocha relatou que o foco do COAUD seria nos controles internos e integridade, por essa razão as providências tomadas seriam muito importantes. O Conselheiro Fernando Lins parabenizou o Ouvidor pela sua explanação e comentou que a experiência com o Conselho de Usuários seria uma novidade e pediu a sua opinião sobre isso. Júlio Lima relatou estarem trabalhando há um ano com tal Conselho e que estaria preocupado com o engajamento desses Conselheiros. Como exemplo, Júlio Lima, citou o fato que dos 27 Conselheiros, apenas dez participaram da pesquisa. Ainda segundo o Ouvidor, foram escolhidos Conselheiros de alto nível, mas questionou até que ponto a sociedade em geral estaria representada naquele colegiado. Fernando Lins indagou se tais Conselheiros estariam recebendo material da CPRM. Júlio Lima explicou que sim, por meio de e-mail, e que a intenção da Ouvidoria seria a de realizar duas reuniões por ano com o Conselho de Usuários. A Conselheira Janaina Miranda indagou se com relação às denúncias internas a Ouvidoria teria pensado em realizar alguma atividade conjunta com outras instâncias da CPRM para tratar do assunto. Júlio Lima explicou que a Ouvidoria faz parte da Comissão de Integridade e que uma das preocupações em pauta é o assédio. Segundo ele, a ideia seria realizar uma campanha forte sobre essa questão. O Conselho de Administração agradeceu à participação do chefe da Ouvidoria, Júlio Fernandes Lima. vii. (Processos SEI Nº 48035.000013/2023-11) – Ratificação do Relatório Anual de Gestão da FEESC em 2022. Após a explanação do COEX do CGA/CEDES Rodrigo Rodrigues Adorno, o Conselho de Administração ratificou o Relatório Anual de Gestão - 2022 da Fundação Stemmer para Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação – FEESC, no que se refere à CPRM. viii. Apreciação das Atas 79 e 80 do COAUD. Palmiro Capone fez um relato sobre o conteúdo das atas nº 79 e 80, de reuniões do COAUD realizadas respectivamente em 29 de novembro de 2022 e 17 de janeiro de 2023. O Conselho de Administração autorizou a publicação das atas no sítio eletrônico da CPRM. Em seguida, Palmiro Capone e Roberto Rocha fizeram um relato sobre as últimas reuniões do COAUD, como a realizada sobre os Direitos Minerários da CPRM e a realizada com o DERHU e a área de TI.

Ao final da reunião, o Conselheiro Fernando Lins relatou que nos seus três anos de experiência no Conselho de Administração da CPRM sentia a falta de um monitoramento sobre as demandas emanadas do Conselho. A manifestação do Conselheiro Fernando Lins foi corroborada por outros integrantes do colegiado. A Presidente Lilia Mascarenhas pediu ao Secretário João Dias que entrasse em contato com a Assessoria da Presidência, que havia sido encarregada de tal monitoramento, para levantar o status de tal acompanhamento. Por sugestão do Conselheiro Fernando Lins, acolhida unanimemente pelos demais Conselheiros, o Conselho de Administração encarregou o COAUD de realizar o monitoramento das demandas e deliberações do Colegiado.   

Nada mais havendo a tratar, a Presidente do Conselho encerrou a reunião, solicitando-se ao Secretário a lavratura da presente Ata. Do presente extrato da Ata foram retiradas as informações pessoais em atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

JOÃO BATISTA DE VASCONCELOS DIAS JÚNIOR

Secretário

Documento assinado eletronicamente por JOAO BATISTA DE V. DIAS JUNIOR, Chefe da Secretaria Geral, em 20/07/2023, às 13:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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